Zwołanie zebrania to nie sztuka

Wpisany przez Bartosz Kaczmarek wtorek, 18 stycznia 2011 14:43

Jaki procent czasu swojego czasu poświęcasz w pracy na zebrania? 30%? 40%? Jeśli tak, to jesteś w tej szczęśliwej mniejszości, która w pracy faktycznie przyczynia się do zwiększenia produktu krajowego brutto. Badania wskazują, że ponad połowa pracowników spędza ponad 60% czasu na zebraniach. Czy jest to czas dobrze wykorzystany? Często wychodząc z zebrania zadajesz sobie pytanie, czy ja tam na pewno powinienem być, czy ktoś może pomylił adres w mailu.

Zebrania nie udają się z kilku powodów. Przede wszystkim zebranie może być niepotrzebne, a ten sam cel można było osiągnąć w prostszy i tańszy sposób, np mailem. Zebranie mogło być zorganizowane z niewłaściwego powodu, nie po to by rozwiązać problem, ale by oderwać się od biurka i by pracownicy nie odczuwali samotności. Często cel jest określony ale niejasny dla uczestników, nie znają historii problemu, dokumentów, etc. Można też zaprosić niewłaściwych ludzi, lub właściwi są nieobecni. Zdarza się, że nikt nie panuje nad dyskusją, bo wyłaniają się nieformalni liderzy. Wreszcie, miejsce i czas zebrania mógł być nieodpowiedni.

By uniknąć tych błędów, warto przed rozpoczęciem zebrania należy wziąć pod uwagę 3 główne zasady organizowania zebrań.

1. Każde zebranie jest inne, ma swoje indywidualne cele. Dlatego każde zebranie powinno mieć własny porządek obrad, uczestników.  Zebrania są zbyt kosztowne by urządzać je bez wyraźnego powodu.

2. Zebranie jest wprost proporcjonalnie skuteczne do działań z niego wynikających. Warto sporządzać sprawozdania z zebrań wraz z wykazem działań, a następnie je rozdysponować pracownikom, wyznaczyć terminy i monitorować ich realizację. Zebranie nie jest owocne, jeśli kończy się wyznaczeniem terminu kolejnego.

3. Za przebieg zebrania odpowiada cała grupa. Każdy uczestnik musi być aktywny, lecz podstawowa odpowiedzialność spoczywa na przewodniczącym lub zwołującym zebranie.

W zarządzaniu zespołem, czy projektem,  nie da się całkowicie zrezygnować z tej formy pracy.

Dlatego warto pamiętać o tych 3 podstawowych regułach zebrań, zanim roześlemy wszystkim w firmie e-maila o treści "Zebranie. Obowiązkowe!"

Na podstawie:

Alan Barker, Jak to robić lepiej...Prowadzenie zebrań, Warszawa 2001

Bartosz Kaczmarek

CreativeMedia

wizerunek-doradztwo-szkolenia

firma wyróżniona w konkursie MIKROPRZEDSIĘBIORCA ROKU 2010 Fundacji Kronenberga przy Citi Handlowy

zdobywca tytułu MOCNI WIZERUNKIEM 2007

razem z m.in. Canal+, Bankiem BGŻ, BPH, Fundacją L.Kronenberga